Off the Record bestaat (bijna) niet: hoe je als woordvoerder slim omgaat met vertrouwelijke informatie

In mediacontacten komt het regelmatig voor: je wilt een journalist extra achtergrondinformatie geven zonder dat het direct wordt gepubliceerd. Je noemt het “off the record”, maar wat betekent dat eigenlijk écht? En hoe kun je als woordvoerder verstandig omgaan met deze afspraak, zeker in een tijd waarin informatie razendsnel verspreidt?

Wat ‘on the record’ betekent

Alles wat je in een interview zegt, is standaard on the record, tenzij vooraf uitdrukkelijk anders is afgesproken. Dat betekent: je woorden mogen gepubliceerd worden, jouw naam mag erbij vermeld worden en de journalist mag je uitspraken als feitelijk gebruiken. Veel journalisten nemen interviews bovendien op, zodat bij discussie altijd bewijs is van wat er gezegd is.

Belangrijke tip:

• Geef nooit extra achtergrondinformatie zonder te checken of het off of on the record is afgesproken.

De valkuil van ‘off the record’

‘Off the record’ kan verschillende vormen aannemen, en dat maakt het verwarrend:

• Soms mag een journalist de informatie gebruiken, maar zonder jouw naam te noemen.
• Soms mag de journalist de info alleen gebruiken als algemene context.
• Soms mag er helemaal niets mee gebeuren: niet publiceren, niet gebruiken, nergens benoemen.

Zeker in Nederland, waar journalisten werken volgens de Code van Bordeaux en de Code van de Raad voor de Journalistiek, bestaat de garantie ‘off the record’ vooral op basis van vertrouwen, en niet op basis van juridische bindende afspraken.

Belangrijke tip:

• Maak altijd expliciet welke vorm van off the record je bedoelt. Zet het desnoods op mail na afloop van het gesprek.

Waarom je terughoudend moet zijn met 'off the record'

Zelfs bij goede afspraken blijven risico’s bestaan:

• Journalisten kunnen onder druk van hun hoofdredactie alsnog besluiten om informatie te gebruiken.
• Bij gevoelige dossiers, zoals rechtszaken, veiligheid of politiek, kan een klein lek grote gevolgen hebben.
• Soms kan uit de context alsnog worden afgeleid wie de bron was ("een anonieme bron in de energiesector" kan bij kleine sectoren al veelzeggend zijn).

Daarom adviseren ervaren woordvoerders terughoudend te zijn en ‘off the record’ alleen te gebruiken voor echt cruciale achtergrondinfo.

Belangrijke tip:

• Gebruik off the record alleen als het strikt noodzakelijk is en je de journalist volledig vertrouwt.

Praktische afspraken maken over 'off the record'

Als je toch besluit vertrouwelijke informatie te delen:

• Wees concreet: zeg precies wat wél en niet gebruikt mag worden.
• Herhaal afspraken: bevestig ze eventueel nog per mail.
• Wees spaarzaam: geef alleen informatie die echt nodig is om misverstanden te voorkomen.
• Bouw vertrouwen: werk altijd transparant en eerlijk samen met journalisten.

Belangrijke tip:

• Geef zelf richting: zeg bijvoorbeeld “dit is achtergrondinformatie, niet voor publicatie of herkomstvermelding.”

Realiseer je: een journalist blijft een journalist

Zelfs tijdens informele gesprekken, aan de lunchtafel of na een interview wanneer de recorder uitstaat, blijft een journalist alert. Wat je zegt, kan later alsnog in een publicatie opduiken, zeker als je iets opmerkelijks hebt gedeeld.

Belangrijke tip:

• Blijf altijd scherp, ook na het ‘officiële’ einde van een interview. De belangrijkste vraag kan nog komen.

Checklist: Slim omgaan met 'off the record' afspraken

1. Check vooraf: is dit on of off the record?
2. Leg vast: wat mag wel/niet gebruikt worden?
3. Wees spaarzaam: deel alleen wat strikt noodzakelijk is.
4. Vertrouw enkel op journalisten die je goed kent.
5. Bevestig afspraken schriftelijk na (bij voorkeur per e-mail).
6. Blijf alert bij informele gesprekken: je blijft altijd 'aan'.
7. Gebruik off the record niet om fouten of misverstanden recht te breien; wees transparant.

Extra tip uit de praktijk

Veel professionele woordvoerders oefenen vooraf specifieke formuleringen voor off the record-situaties. Bijvoorbeeld: “Ik geef je deze informatie als achtergrond, maar het is niet voor publicatie, en mijn organisatie wordt hierin niet genoemd.” Zo minimaliseer je risico’s én werk je aan een duurzame vertrouwensrelatie met de pers.