Wanneer je géén persconferentie moet organiseren

Hook: Waarom geen persconferentie soms de slimste zet is

Een persconferentie lijkt vaak de standaardreactie bij belangrijk nieuws. Maar in de praktijk kan een slecht gekozen moment, een futiele boodschap of een overladen medialandschap je persmoment volledig onderuithalen. Soms bereik je meer door géén persconferentie te organiseren.

Concrete les: Organiseer alleen een persconferentie als het echt nodig is

Niet elk nieuwsfeit rechtvaardigt de inzet van een persconferentie. Als je geen duidelijk nieuws hebt, of als journalisten er niet echt op zitten te wachten, kun je beter andere vormen van perscommunicatie kiezen, zoals individuele interviews, persberichten of targeted pitching. Een goede woordvoerder durft ook een geplande persconferentie op het laatste moment af te blazen als de context verandert.

Aanvulling uit online research

Recent onderzoek en praktijkvoorbeelden tonen aan dat overdaad aan persconferenties averechts kan werken:

• Cision's 2023 State of the Media Report wijst uit dat journalisten overladen worden met irrelevante persuitnodigingen. Journalisten waarderen vooral relevantie, actualiteit en nieuwswaarde boven kwantiteit.
• Crisiscommunicatie experts adviseren tegenwoordig om bij gevoelige of triviale onderwerpen liever te kiezen voor ‘one-on-one pitching’ of exclusieve interviews in plaats van massale persbijeenkomsten.
• New York Times journalist Ben Smith benadrukte dat nieuws ‘dat echt nieuws is’ zijn weg naar buiten wel vindt, zonder dat er een formele persconferentie nodig is.

Voorbeelden

• Tijdens de coronapandemie stopten veel organisaties met klassieke persconferenties en gingen over op persbriefings via video, waardoor media gerichter konden werken.
• Grote techbedrijven zoals Apple kiezen er zelfs bij productlanceringen vaak voor om content direct te verspreiden via video of persmateriaal, zonder live persmoment.

Proces/stappenplan: Beslis of je een persconferentie nodig hebt

Je kunt dit beslisproces volgen

1. Bepaal de nieuwswaarde Is het nieuws relevant, groot en dringend genoeg om de aandacht van meerdere media tegelijk te vragen?
2. Check de behoefte van journalisten Zijn journalisten echt gebaat bij een persconferentie, of bereik je hen beter met een individueel interview of persbericht?
3. Evalueer het medialandschap Zijn er grote actuele gebeurtenissen die je nieuws kunnen overschaduwen?
4. Weeg alternatieven af Zou een gerichte pitch, een exclusief interview of een persbericht effectiever zijn?
5. Maak een bewuste keuze Organiseer alleen een persconferentie als deze echt meerwaarde biedt, anders kies je voor een andere communicatiestrategie.
6. Herzie je beslissing tot op het laatste moment Als de omstandigheden veranderen (bijv. onverwacht groot nieuws elders), durf dan je persconferentie last-minute te annuleren of te verplaatsen.

Flowchart

Hieruit kunnen we deze eenvoudige flowchart maken:

Is je nieuws groot, urgent en breed relevant?

• Ja → → Gaat er op dat moment geen ander groot nieuws spelen?
• Ja → Organiseer persconferentie
• Nee → Overweeg uitstel of ander format
• Nee → Kies voor targeted pitching, persbericht of exclusief interview

Checklist: Wanneer géén persconferentie?

• Heeft je nieuws onvoldoende nieuwswaarde?
• Verwacht je een lage opkomst van journalisten?
• Is er een groter nieuwsitem dat jouw verhaal zal overschaduwen?
• Kun je de boodschap net zo effectief overbrengen via een persbericht of interview?
• Is het risico groot dat je persconferentie als ‘receptie’ of ‘PR-moment’ wordt gezien?
• Kun je beter inzetten op individuele mediabenadering?
• Heb je getwijfeld over relevantie of timing? (Dan meestal: niet doen.)

Extra tip

Als je annuleert, communiceer dit dan open en respectvol naar journalisten. Ze waarderen je eerlijkheid.