'Zet je het even op de mail?'

Onlangs hadden wij een discussie met een journalist van De Telegraaf over het mailen van persvragen. Hij beklaagde zich over woordvoerders die ook enkelvoudige, kleine vragen graag op de mail wilde hebben. Vragen waarvan hij dacht: daar weet je ook zonder mail het antwoord op.

Dus, wanneer vraag je een journalist om te mailen?

Als woordvoerder ben je het aanspreekpunt voor journalisten die vragen hebben over jouw organisatie. In die rol is het belangrijk om te weten wanneer je een journalist het beste kunt vragen om te mailen, en wanneer je de vraag zelf kunt beantwoorden.

Om te mailen

• Complexe vragen: Als een journalist een complexe vraag heeft waarvoor je meer tijd nodig hebt om een doordacht antwoord te formuleren, is het raadzaam om diegene te vragen om te mailen. Zo heb je de tijd om alle benodigde informatie te verzamelen en je antwoord te formuleren/structureren.
• Gevoelige informatie: Wanneer een vraag gevoelige informatie betreft waarbij het vervelend is als dat mondeling verkeerd wordt overgenomen, dan is mailen de veiligere optie. Zo heb je bewijs van wat er is gezegd en kun je indien nodig je antwoord herzien.
• Follow-up vragen: Als een journalist al eerder contact met je heeft opgenomen over een onderwerp en nu een vervolgvraag heeft, kun je hem of haar vragen om te mailen. Zo kun je de eerdere conversatie raadplegen en een consistent antwoord geven.

Zelf beantwoorden

• Simpele vragen: Voor eenvoudige vragen die je kort en bondig kunt beantwoorden, is het vaak efficiënter om de journalist direct te antwoorden via de telefoon of via een chatbericht.
• Feitelijke informatie: Als de journalist alleen feitelijke informatie nodig heeft, zoals contactgegevens of persberichten, kun je die eenvoudig via de telefoon of e-mail verstrekken.
• Korte vragen: Korte vragen die snel te beantwoorden zijn, kun je vaak beantwoorden tijdens een telefoongesprek of interview.

Noteer altijd de vraag!

Ongeacht of je de journalist vraagt om te mailen of de vraag zelf beantwoordt, is het belangrijk om altijd de vraag te noteren. Zo houd je een overzicht van de vragen die je hebt ontvangen en kun je er later op terugvallen als dat nodig is.

Tips

1. Maak duidelijk aan de journalist of je het liefst per e-mail of telefonisch benaderd wilt worden.
2. Spreek met de journalist af wat de gewenste reactietijd is.
3. Zorg dat je altijd over de juiste contactgegevens van de journalist beschikt.
4. Wees proactief en bied de journalist aan om extra informatie te verstrekken.
5. Als je een vraag krijgt via de mail: bel de journalist altijd even na. Op die manier krijg je vaak meer mee van de context waarin een vraag wordt gesteld of wat de out-line van een publicatie gaat worden.

Door deze richtlijnen te volgen, kun je als woordvoerder effectief omgaan met vragen van journalisten en tegelijkertijd de reputatie van jouw organisatie beschermen!